Premiers pas avec Notion Calendar

La plupart des applications de calendrier sont des outils autonomes, déconnectés des endroits où vous travaillez et stockez vos connaissances.

Notion Calendar est conçu pour vous permettre de gérer toutes vos tâches directement là où vous travaillez.

Vos tâches, projets, notes et connaissances sont déjà dans Notion. Désormais, vous pouvez y ajouter la gestion du temps.

Plus besoin d’aller chercher manuellement vos blocs, tâches et éléments de travail Notion pour les ajouter à un calendrier externe. Il vous suffit de lier une base de données ou une page Notion à un événement.

Notion Calendar se synchronise aussi avec Google Agenda, ce qui vous permet de regrouper vos calendriers personnel et professionnel dans une même application, et de passer moins de temps à gérer vos emplois du temps.

Vous avez une parfaite visibilité sur l’organisation de vos journées et de vos semaines, pour ne plus jamais manquer une réunion importante.

Dans ce guide, découvrez comment démarrer avec Notion Calendar et faites le plein de bons tuyaux pour optimiser votre emploi du temps.

Avant d’utiliser Notion Calendar, suivez ces 5 étapes :

1. Téléchargez l’application de bureau. Notion Calendar est une application distincte de Notion. Vous devrez donc la télécharger à part, que ce soit pour Mac ou pour Windows.

2. Activez les notifications d’événements. Activez les notifications pour afficher des rappels utiles concernant les événements à venir, et notamment un compte à rebours dans la barre des menus.

3. Connectez vos comptes de calendrier. Connectez tous vos comptes Google pour que les événements de leurs calendriers apparaissent dans Notion Calendar. Vous pouvez masquer les calendriers de votre choix.

4. Créez un lien avec votre espace de travail Notion. Suivez le processus permettant de lier Notion Calendar à votre espace de travail.

5. Ajoutez des bases de données Notion. Une fois vos espaces de travail liés à Notion Calendar, vous pouvez y ajouter des bases de données Notion. Les éléments des bases de données connectées disposant d’une heure et d’une date s’afficheront alors en tant qu’événements dans votre calendrier.

Pour le moment, vous gérez peut-être vos événements dans une application de calendrier distincte où vous avez plusieurs emplois du temps. Si vous utilisez déjà Notion pour la gestion des tâches et des connaissances, Notion Calendar est un outil intuitif qui vous permet de lier vos événements à des informations contextuelles.

Une fois votre calendrier connecté à votre base de données, vous pouvez planifier des réunions, ajouter des événements connectés à votre base de données Notion, et lier des pages Notion à vos événements afin d’optimiser votre gestion du temps.

Pour commencer à utiliser Notion Calendar, téléchargez et installez l’application, connectez-vous avec Google, et c’est parti !

Avec Notion Calendar, vous pouvez :

• Voir tous vos événements professionnels et personnels au même endroit : vie professionnelle et vie personnelle sont intimement liées, et votre calendrier doit en tenir compte. Consultez tous vos calendriers dans Notion Calendar, sans changer d’outil. Pour connecter vos calendriers à Notion, cliquez sur + Ajouter un compte de calendrier et sélectionnez tous les calendriers souhaités.

• Bloquer des créneaux de calendrier pour vos événements personnels : vous pouvez activer cette fonction en cliquant sur votre calendrier personnel dans la barre latérale. Des créneaux « occupés » seront créés sur votre calendrier professionnel pour tous vos événements personnels.

• Lier des bases de données Notion pour refléter les événements dans votre calendrier : avant, vous deviez copier les événements de votre base de données Notion dans une application de calendrier distincte. Maintenant, Notion Calendar alimente automatiquement votre calendrier avec les événements datés de la base de données connectée.

• Lier des pages Notion à vos événements : pour les événements répercutés dans votre calendrier à partir d’une base de données connectée, vous pouvez ouvrir la page Notion correspondante en sélectionnant Ouvrir dans Notion. Quand vous créez un nouvel événement dans Notion Calendar, il vous suffit de cliquer sur « Documents et liens » pour lier une page Notion existante ou en créer une nouvelle.

• Voir le compte à rebours pour vos événements à venir : un événement approche ? Le compte à rebours s’affiche dans la barre des menus pour vous aider à tenir vos échéances.

Que vos collègues travaillent dans la même pièce que vous ou à l’autre bout du monde, Notion Calendar vous aide à communiquer et à collaborer efficacement.

Créez un événement en double-cliquant sur l’heure et la date souhaitées dans votre calendrier. Ensuite, vous pouvez ajouter des Participant·e·s qui recevront une invitation, ainsi qu’un Lien de conférence Zoom ou Google Meet, un Lieu, et tous les Documents et liens pertinents en pièce jointe.

Vos collègues peuvent aussi réserver des créneaux horaires sur votre emploi du temps. Pour activer cette option, cliquez sur Partager des disponibilités dans la section Proposer des créneaux. Marquez vos horaires de disponibilité sur votre calendrier pour que vos collègues puissent prendre rendez-vous en un clic.

Si votre équipe est internationale, ne perdez plus de temps à vérifier si tout le monde est disponible dans le bon fuseau horaire. Pour consulter l’horaire dans différentes régions, il suffit de cliquer sur le fuseau horaire dans le coin supérieur gauche et de sélectionner le fuseau souhaité.

La navigation dans Notion Calendar est intuitive et vous pouvez encore l’accélérer en utilisant des raccourcis.

Voici quelques raccourcis utiles pour booster votre travail :

• Revenir à aujourd’hui : appuyez sur T pour revenir à aujourd’hui, ou cliquez sur le bouton Aujourd’hui en haut de la grille.

• Aller à la semaine ou au mois suivant : appuyez sur J pour passer à la semaine ou au mois suivant (en vue hebdomadaire ou mensuelle). Appuyez sur K pour revenir à la semaine ou au mois précédent.

• Naviguer vers l’avant ou vers l’arrière : utilisez les touches ← et → pour vous déplacer vers la gauche (passé) ou vers la droite (futur).

• Partager vos disponibilités : appuyez sur S pour accéder à la fenêtre de partage des disponibilités et marquer vos créneaux libres sur votre calendrier.

• Voir le prochain événement à venir : passez à l’événement suivant dans votre calendrier en appuyant sur N. Vous pouvez revenir au précédent en utilisant les raccourcis B ou shift N.

• Afficher ou masquer les week-ends : le raccourci Ctrl/⌘ K permet d’afficher ou de masquer les week-ends dans le calendrier.

• Apprendre et personnaliser tous vos raccourcis clavier : appuyez sur ? pour afficher une liste de tous les raccourcis clavier disponibles. Pour personnaliser vos raccourcis, allez dans Paramètres, Calendrier, et sélectionnez la barre des menus.

En connectant vos bases de données à Notion Calendar, vous transformez les entrées de la base de données en événements sur votre calendrier.

Une fois la base de données ajoutée, tous les éléments datés qu’elle contient apparaissent dans votre calendrier. Si aucune heure de début et de fin n’est indiquée, vos éléments apparaîtront comme des événements prévus Toute la journée en haut de votre vue calendrier. Vous pouvez glisser-déposer ces événements à des moments précis de la journée : votre base de données Notion sera automatiquement mise à jour pour refléter l’horaire choisi dans votre calendrier.

Connectez votre base de données de tâches personnelles à Notion Calendar pour suivre tous vos événements et gérer votre liste de tâches.

C’est particulièrement utile si vous voulez utiliser le blocage de créneaux pour optimiser votre gestion du temps. Assurez-vous que les éléments de votre base de données comportent une heure de début et de fin pour bloquer automatiquement les créneaux correspondants sur votre calendrier.

Restez à jour des lancements prévus en connectant la feuille de route de votre équipe à votre calendrier Notion.

Il peut s’agir d’événements marqués « Toute la journée » qui apparaîtront en haut de votre emploi du temps, sans bloquer de créneau sur le calendrier.

Pour avoir une vue d’ensemble des lancements prévus au cours du mois, sélectionnez la vue mensuelle dans le menu déroulant en haut à droite.

Respectez vos délais de publication en connectant le calendrier éditorial de votre équipe à Notion Calendar.

Vous verrez tous les contenus dont la mise en ligne est prévue, ce qui vous permettra de mieux gérer votre temps et de tout livrer dans les délais. De plus, vous pourrez retrouver facilement tous vos brouillons d’articles et de posts ainsi que vos notes Notion, accessibles en un clic.

Que vous souhaitiez prendre part à plusieurs sessions d’échanges autour d’un café ou vous assurer que votre calendrier ne présente aucun conflit, les paramètres de planification de Notion vous permettent de gérer vos blocs de temps depuis un seul espace.

Notion Calendar simplifie la création de plusieurs créneaux de disponibilité pouvant être partagés à l’aide d’un lien de partage unique. Le lien de partage de disponibilité reste actif tant que des créneaux sont ouverts, ce qui permet à plusieurs personnes de réserver des réunions en utilisant le même lien. Vous pouvez ainsi partager un lien d’invitation qui reste actif jusqu’à ce que tous les créneaux horaires soient remplis. Découvrez comment créer un lien de partage en consultant notre article de référence.

Il est parfois délicat de jongler entre plusieurs calendriers. Entre les calendriers professionnels et les calendriers personnels, tout coordonner peut s’avérer difficile : vous devez vous assurer que votre dernière réunion n’entre pas en conflit avec votre séance de course à pied, ou que votre rendez-vous médical n’empiète pas sur un tête-à-tête important. Le fait d’avoir plusieurs calendriers complique encore davantage le partage de vos disponibilités pour des activités telles que des discussions autour d’un café ou des heures de consultation. C’est là que l’option d’évitement des conflits de Notion Calendar entre en jeu. Lorsque cette option est activée, votre lien de partage de disponibilité affiche automatiquement les créneaux horaires qui n’entrent pas en conflit avec les événements pour lesquels vous êtes « occupé·e » dans les calendriers choisis.

Sont considérés comme des événements pour lesquels vous êtes « occupé·e » :

1. Un moment de concentration ou un événement d’absence

2. Une réunion à laquelle vous avez répondu de façon affirmative (oui) ou approximative (peut-être)

3. Un événement que vous avez créé ou organisé

Lorsque vous partagez vos disponibilités, vous pouvez activer l’option Éviter les conflits pour garder le contrôle de votre emploi du temps. Pour activer cette fonctionnalité :

• Cliquez sur Partager des disponibilités dans le menu de droite.

• Activez l’option Éviter les conflits sous votre calendrier principal et sélectionnez les calendriers que vous souhaitez synchroniser.

Grâce à ce paramètre bien pratique, votre lien d’invitation se met automatiquement à jour pour afficher uniquement les heures qui ne coïncident pas avec vos réunions existantes. Il vous suffit d’actualiser le lien pour voir les créneaux disponibles.

Les participant·es peuvent facilement reprogrammer ou annuler leurs réunions à l’aide d’un lien présent dans la description de l’événement. Ce lien les dirige vers une page de réservation sur laquelle elles et ils peuvent sélectionner un nouveau créneau ou annuler la réunion, ce qui facilite et accélère les modifications d’emploi du temps.