데이터베이스 자동화를 통해 프로젝트 관리 워크플로를 간소화하세요

프로젝트 매니저는 프로젝트 상태 업데이트하기, 새 작업 추가하고 할당하기, 일정 리마인더 보내기 등 킥오프부터 최종 론칭까지 수많은 반복 작업들을 책임져야 하는데요.

팀이 성장할수록 이런 작업의 양도 늘어나기 마련이지만, Notion과 함께라면 데이터베이스 자동화를 통해 지루한 단순 반복 작업을 획기적으로 간소화할 수 있어요.

이 가이드에서는 데이터베이스 자동화를 통해 놓치는 내용 없이 꼼꼼하게 작업을 관리하면서도 작업 절차를 간소화할 수 있는 맞춤형 워크플로 설정 방법에 대해 알려드릴게요.

데이터베이스 자동화는 자동화 시작 조건과 조건이 맞을 시 트리거되는 작업으로 구성됩니다. 설정한 조건과 작업은 데이터베이스 속성의 변경 내용에 따라 자동으로 업데이트됩니다. 기본적으로 자동화는 "다음 중 어떤 일이 일어나면(= 조건), 이렇게 한다(= 작업)"라는 로직으로 구성된 셈이죠.

예를 들어, 데이터베이스에 새 페이지가 추가되는 것을 조건으로 설정했다면, 조건이 맞을 경우 일부 속성을 내가 선택한 값으로 채우는 것을 후속 작업으로 설정할 수 있겠죠.

데이터베이스 자동화는 속성을 완료하거나 업데이트하기, 페이지를 다른 데이터베이스에 추가하거나 편집하기, Slack 알림 전송하기 등의 다양한 작업에 활용할 수 있습니다. 자동화는 필요에 따라 맞춤 설정할 수 있으며, 동일한 데이터베이스에 대해 각기 다른 시나리오로 여러 개의 자동화를 적용할 수 있습니다.

자동화는 모든 Notion 데이터베이스에서 사용할 수 있는 기능이지만, 디테일한 부분까지 놓치지 않고 꼼꼼하게 챙겨야 하는 프로젝트 관리 작업에 특히 유용합니다.

데이터베이스 자동화는 작업 효율 향상에 어떤 도움을 줄까요?

• 불필요한 작업 텀 줄이기 — 팀원들은 다음 프로젝트가 배정될 때까지 기다릴 필요 없이 새 프로젝트가 준비되면 바로 알림을 받을 수 있습니다.

• 사용자 실수 방지하기 — 여러 프로젝트를 동시에 진행 중일 때는 작업 재배정하기와 같은 단순 작업들을 깜빡하기 쉽습니다. 자동화를 설정하면 이러한 단순 반복 작업에 신경 쓰지 않아도 되니 업무 효율은 올라가고 실수는 적어집니다.

• 프로젝트 관리 통합하기 — 데이터베이스 자동화는 Notion의 기본 기능이기 때문에 타사 도구 사용으로 워크플로가 복잡해지는 일을 사전에 예방할 수 있어요. 모든 프로젝트를 Notion 단 한 곳에서 통합 관리하여 업무 집중도를 높이고 불필요한 반복 작업을 줄여 보세요.

데이터베이스 자동화는 간단하게 설정할 수 있습니다.

일단 자동화를 적용할 프로젝트나 작업 데이터베이스를 열어 주세요.

1. 옵션 메뉴(…)로 이동하여 자동화를 선택하거나, 번개 모양 아이콘을 클릭하세요.

2. 새로운 자동화를 선택한 뒤 원하는 이름으로 변경하세요.

3. 원하는 조건 이벤트를 선택하세요. 새 페이지가 추가되었을 때, 특정 속성이 편집되었을 때, 속성이 변경되었을 때 등을 조건 이벤트로 설정할 수 있습니다. 조건은 "또는"으로 이어진 문장 형식을 취합니다. 그래야 여러 조건 중 하나가 발생했을 때 자동화가 활성화될 수 있거든요.

4. 이 데이터베이스 또는 다른 데이터베이스에 새 페이지 추가하기, 이 데이터베이스 또는 다른 데이터베이스의 속성 편집하기, Slack 알림 보내기와 같은 후속 작업을 선택하세요.

5. 생성을 클릭하여 자동화를 저장하세요.

자동화는 메뉴에서 언제든지 편집할 수 있습니다.

나만의 맞춤형 자동화를 구축해 볼까요?

프로젝트와 작업 데이터베이스에 적용할 수 있는 유용한 자동화 예시를 몇 가지 보여드릴게요.

데이터베이스에 새 작업을 추가할 때마다 해당 작업을 팀원에게 할당하고, 알림을 보내고, 작업 상태를 업데이트할 수 있습니다.

방법은 간단해요! 새 작업을 생성한 후 "새 작업 플로우" 등으로 이름을 지정해 주세요. 그 다음, + 조건 추가에서 + 페이지 추가를 선택하세요.

+ 작업 추가 메뉴에서 새 페이지를 모두 시작 전으로 설정한 뒤 이 작업을 담당할 팀원을 선택하세요. Slack 알림을 보낼 위치를 클릭하고 알림을 받을 사람을 선택하세요.

이제 새 작업을 추가할 때마다 모든 속성이 자동으로 채워지고 Slack 알림이 전송됩니다.

프로젝트 데이터베이스에 프로젝트 킥오프 자동화를 생성하면 프로젝트 킥오프 절차를 간소화할 수 있어요.

조건은 '프로젝트 상태가 시작 전에서 계획 중으로 변경됐을 때'로 설정하고, 작업은 '프로젝트 킥오프 미팅 일정을 자동으로 잡은 후 프로젝트 매니저에게 알림 보내기'로 지정하세요.

작업 메뉴에서 페이지 추가 위치를 선택하고 회의록 데이터베이스를 찾아주세요. 새 페이지 이름을 프로젝트 킥오프로 지정한 후, 다른 속성 편집을 클릭하여 모든 팀원들을 태그하고 회의 날짜를 오늘로 설정하세요. 그러면 워크플로가 시작되는 날로 회의 날짜가 자동 지정됩니다. Slack 알림을 통해 프로젝트 매니저에게 프로젝트 킥오프 리마인더를 보낼 수도 있어요.

회사 헬프 데스크 데이터베이스가 있다고 가정해 보세요. 여기에는 직원들이 직접 요청을 제출할 수 있는 양식이 있습니다. 누군가 해당 양식을 작성할 때마다 담당자에게 알림이 전송되게 하려고 합니다. 다음 몇 가지 단계로 이를 설정할 수 있어요.

• 번개 아이콘을 클릭하고 + 새 자동화를 선택하세요.

• 조건 섹션에서 페이지 추가를 선택하세요.

• 작업 리스트에서 다음 대상에게 메일 보내기...를 선택하고 이메일 내용을 사용자 지정하세요.

이제 끝입니다! 사용자가 새 요청을 제출할 때마다 이제 담당자에게 이메일 알림이 전송됩니다. Gmail을 연결하는 방법에 대한 자세한 내용은 도움말 센터의 게시글을 확인하세요.

때로는 단순한 "if-then" 문장으로는 데이터베이스를 완벽하게 만들기에 불충분하기도 합니다. 예를 들어, 새로운 버그를 담당 엔지니어에게 할당하는 자동화를 설정한다고 가정하죠. 듣기에는 간단한 것 같습니다, 그렇죠? 그렇지만 담당자의 근무 교대 현황을 별도의 데이터베이스에서 트래킹하고 있다면 문제는 조금 까다로워집니다. 이제 서로 다른 두 출처의 데잉터를 연결해야만 자동화가 가능하죠. 하지만 이 과정은 생각만큼 간단하지 않습니다. 최종 작업을 시작하려면 몇 가지 데이터 포인트를 먼저 결합해야 될 수도 있습니다.

이때 바로 수식 기반 자동화가 빛을 발합니다. 수식 기반 자동화는 다른 방법으로는 불가능한 작업 흐름을 맞춤 설정할 수 있는 여러 가지 방법을 제공합니다. 이 자동화는 서로 다른 데이터베이스의 정보를 쉽게 연결하거나 날짜와 시간 계산 같은 날짜별 변수를 사용하여 작업 흐름을 간소화할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 중요한 작업에 집중할 수 있도록 Notion이 상태 업데이트, 작업 할당 또는 보고서에 필요한 숫자 계산과 같은 복잡한 작업을 자동으로 처리해준다는 점이죠.

수식 기반 자동화 기능은 다른 페이지나 속성에서 정보를 가져오는 사용자 지정 작업을 만들 때 특히 효과적이에요. 또한 서로 다른 데이터베이스에서 읽어야 하는 자동화 작업에도 유용하게 사용할 수 있죠.

수식 기반 자동화를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

• 데이터베이스 상단의 번개 아이콘을 클릭하세요.

• 새로운 자동화를 만들기 위해 + 버튼을 누르세요.

• 첫 번째 트리거를 추가하세요.

• 그 다음, 변수 정의를 선택하여 수식 기반 자동화를 설정하세요.

이제 기본적인 내용을 익히셨으니, 예시를 살펴보겠습니다! 회사 헬프 데스크를 운영하고 있고, 팀이 티켓을 해결할 때마다 제출자에게 Gmail 알림을 보내고 싶다고 상상해 보세요.

만드는 방법은 다음과 같습니다.

• 메인 조건 설정 — 먼저 메인 조건을 설정했는지 확인하세요. 이 예시에서는 조건을

  상태가 완료로 설정되었을 때라고 가정하겠습니다. 그리고 나서 상태가 완료로 설정될 때마다 작업을 활성화하세요. 이 작업을 활성화하려면 '수행' 섹션으로 이동하여 작업 목록에서 메일 받을 대상:을 선택하세요.

• 수식 기반 자동화 추가 — 작업 추가를 클릭한 후 변수를 정의하여 사용자 지정 자동화를 구축해 보세요.

수식의 목표는 1) 제출자에게 티켓이 해결되었음을 알리고 2) 언제 해결되었는지 알려주는 것입니다. 다음과 같은 수식을 사용할 수 있어요.

"제출하신"+ 조건 페이지 + "티켓이 해결되었습니다. 해결 시간:"+ 실행된 시간

이 수식을 하나씩 천천히 이해해 보겠습니다.

• "제출하신 티켓"— 친절한 메시지의 시작 부분입니다.

• + 기호 — 이를 통해 메시지의 다양한 부분을 결합합니다.

• 조건 페이지 — 자동화를 시작한 특정 티켓을 가리킵니다.

• "티켓이 해결되었습니다. 해결 시간:" — 이를 통해 현재 상황을 파악할 수 있습니다.

• 실행된 시간— 티켓이 언제 종료되었는지 알 수 있습니다.

전체 구성은 대략 다음과 같은 모습이어야 합니다.

이렇게 하면 됩니다! 이 모든 것을 종합하면 친근한 맞춤형 메시지를 전달할 수 있습니다. 또한 티켓을 제출한 사람에게 문제가 해결되었는지, 언제 처리되었는지 알려줍니다.

약간의 연습이 필요할 수 있지만, 익숙해지면 수식 기반 자동화는 무한한 가능성을 열어줍니다. 워크플로와 함께 발전하는 더욱 세분화된 작업을 만들어 시간을 잡아먹는 귀찮은 일들로부터 벗어날 수 있어요.

데이터베이스 자동화로 워크스페이스 내 효율적인 워크플로를 구축하는 방법은 그야말로 무궁무진합니다.

더 다양한 활용법이 궁금하신가요?

업무와 일상 어디서든 적용 가능한 데이터베이스 자동화의 다양한 활용법과 관련 템플릿을 준비했어요.

• 영업 파이프라인에 마감일 추가하기 — 영업 파이프라인에서 계약을 체결로 표시하면 계약 날짜 속성이 오늘로 자동 설정되고 영업팀 Slack 채널로 알림이 전송됩니다.

• 새 지원자가 생기면 면접관 지정하기 — 회사 지원자 관리 자동화 템플릿에서 엔지니어링 팀에 새 지원자가 추가될 때마다 엔지니어링 팀장을 면접관으로 태그하는 자동화를 설정해 보세요. 다른 팀에도 비슷한 자동화를 설정할 수 있겠죠?

• 현재 수강 중인 강의 표시하기 — 과제 관리의 강의 데이터베이스에 새로운 강의가 추가되면 수강 중 속성이 자동으로 체크되도록 설정할 수 있습니다.

• 독서 리스트에 시작일과 종료일 표시하기 — 내가 읽은 모든 책에 독서 시작 날짜와 완료 날짜를 입력하여 나만의 독서 리스트를 깔끔하게 정리해 보세요.